In der Seite Anleitungen steht bereits Wissenswertes zum Anlegen neuer Artikel/Standorte/Partner etc., unter Vielbucher-Regeln sind selbige erkärt.
Hier ganz unten können weitere Fragen zur Website eingetragen werden, die nach und nach beantwortet werden.
1. Infodaten 2. Commons Booking 3. Userverwaltung 4. Nutzungsbeschränkungen 5. Buchungen 6. GK
1. Infodaten
Wie und wann werden die Infodaten in der Cloud mit der Website synchronisiert?
nur manuell bei Import beim Anlegen eines neuen Artikels oder Standorts. Dazu muss der Share-Link in Einstellungen- fLotter Datenimport auf die aktuelle Datei zeigen!
was ist der Unterschied zw. Zeitscheiben (Infodaten) und Zeiträume (Website) und wieso sind die Termine abweichend?
ist prinzipiell dasselbe; ein Zeitscheiben-Termin ist nötig zur Erzeugung der Leihverträge. Zeitraum-Termine bestimmen Anzeigeperiode im Buchungskalender; Beginn wird meist erst bei Standort-Schulung festgelegt.
Wie kommen Leihverträge in die Website?
die in den Infodaten erzeugten PDF werden manuell in die Medien der Website hochgeladen. Wichtig: kategorisieren (Ausleihvertrag) und auf exakte Schreibweise des Radnamens im Medientitel achten (nach einem Leerzeichen!) überprüfbar in ORGA-Seite Leihverträge
Wie kann man Leihverträge in der Website austauschen?
in der Medienübersicht filtern nach Ausleihvertrag-Kategorie oder suchen nach Radname; Mouseover über einen Eintrag -> Anwahl von Datei Ersetzen öffnet eine Upload-Seite; die Replace-Optionen unten auf den Defaultwerten lassen.
2. Commons Booking: Artikel, Standorte, Zeiträume & Buchungscodes
wozu dienen Artikelkategorien?
zur Anzeigefilterung in Karten, Verfügbarkeitstabelle, Statistiken etc.
welche Folgen hat Veröffentlichen?
veröffentlichte Räder werden in etlichen für alle zugänglichen Seiten inkl. Karten angezeigt und verlinkt. Sobald ein Zeitraum angelegt ist, sind sie auch für alle buchbar!
wann erscheint ein Rad in einer Karte?
Standorte-Karte: sobald Artikel und Standort veröffentlicht sind (nur mit Zeitraum-Ende >= heute)
Paten-gesucht-Karte, Kommunal-Karte und GK-Karte: dort werden auch Entwurfsräder angezeigt, aber nur wenn Zeitraum, d. h. Standortzuordnung vorhanden!
wann und wie werden Buchungscodes erzeugt?
per Zufallsgenerator (Codepool s. Einstellungen – CB) beim Anlegen und Verlängern eines Zeitraums (CB0). Bei CB2 sind Buchungscodes optional und werden dann automatisch im Voraus erzeugt, auch für unbefristete Buchungszeitrahmen!
Codes sind in CB0 nur an Artikel gekoppelt (also unabhängig vom Standort), in CB2 an den Buchungszeitrahmen!
Codes gibt es auch für Entwurfsartikel -> s. Partnerseite Buchungscodes
wie kann man für einen Artikel die PatIn-gesucht Kategorie ändern?
Mouseover über einen Artikel in der Artikelübersicht -> Quickedit anwählen – Kategorie an-/abhaken -> aktualisieren (das ändert nicht den Artikel-Status, also safe)
wie kann man mehrere Artikel auf einmal kategorisieren?
in der Artikelübersicht mithilfe der Mehrfachoperationen (nur für Fortgeschrittene): mind. 1 Artikel in Dashboard-Liste anhaken, Mehrfachaktionen aufklappen und Bearbeiten wählen, Schaltfläche Übernehmen anklicken -> zusätzliche Kategorien anhaken, für Entkategoriesieren anhaken remove from category.
kann man den Namen von Artikeln oder Standorten nachträglich ändern?
ja , weil Zeiträume, Codes und Buchungen nur über IDs verlinkt sind. Bei Artikel beachten: auch Permalink u. Textinahlt anpassen! Nach Anpassung Infodaten neuen Leihvertrag erstellen und in Website-Medien austauschen (Standortname) oder neu einfügen inkl. kategorisieren (Artikelname).
wo und wie kann man Standort-Öffnungszeiten anpassen?
immer: im Standort im Feld Öffnungszeiten (falls temporär: zusätzlich zu alten Zeiten!), damit das auch in Mails (Buchungsbestätigung/-erinnerung) und in der Buchung unter Meine Buchungen erscheint! Falls abweichende Wochentage, dann auch Haken für geschlossene Wochentage anpassen im Standort (CB0) bzw. im Buchungs-Zeitrahmen (CB2, hier geöffnete WT anhaken!). Bei temporären Abweichungen kann zusätzlich eine NutzungsEINschränkung angelegt werden, deren Kommentar als Hinweis auf der Artikelseite erscheint.
wie kann man den Standort bei jeder neuen Buchung benachrichtigen?
im Standort in der unteren Checkbox unterhalb des Kontaktdaten-Feldes, an dessen Mailadresse gesendet wird. Auch Stornos werden gemailt. Das Feature ist nur sinnvoll bei sehr wenig gebuchten Rädern.
3. Userverwaltung und Rechte
wozu dienen die Rollen?
– Subscriber/Abonnent: hat sich registriert und darf buchen
– Partner: hat Zugang zum PARTNER-Menü und darf zugeordnete Räder uneingeschränkt und 30 Tage im Voraus buchen, alle anderen Räder mit 1.5fachen Buchungstagelimit; Ex-Partner sollten zeitnah zu Subscriber zurückgestuft werden!
– Mitarbeiter: zusätzlich Zugang zum TEAM-Menü
– Service: Spezialrolle für Stefan mit Zugang zum Rad-Service-Info, ORGA Menü und Dashboard – Nutzungsbeschränkungen, Adminbuchungen und seit Jan. 22 auch Benutzertabelle
– Redakteur: auch Zugang zum ORGA- und INTERN-Menu; darf im Dashboard Posts (Beiträge, Seiten, Medien, Artikel, Standorte) und Zeiträume anlegen/ändern; berechtigt für Adminbuchungen, Nutzungsbeschränkungen, Benutzertabelle (inkl. User Switch)
– Blocker: Spezial-User für Totalausfälle (s. Nutzungsbeschränkungen) oder Schließzeiten/Ferien (per Admin-Buchung)
was bedeutet der Nutzer-Typ?
Anzeige inkl. Legende s. Seite Paten & Partner
normalerweise nur rein informativer „Verwandtschaftsgrad in fLotter Großfamilie“; Ausnahme: Nutzertyp R (Radpate) für Anzeige ihrer Kontaktdaten in Partner-Seite Ansprechpartner
seit Frühjahr 21: Nutzertyp R (Radpaten) hat für zugeordnete Räder Zugang zu Service-Infos (grüner Schraubenschlüssel-Link über Radbuchungskalender), außerdem Rad-Buchungsfreibrief. Nutzertyp M (mobile Schrauber) und Z (AmbulanZ) hat Zugang zu Service-Infos für ALLE Räder, außerdem seit Januar 22 auch den allg. Buchungsfreibrief.
was macht die Radzuordnung?
Partner-User kann im PARTNER-Menü Buchungsübersicht, Codelisten und Formulare für zugeordnete Räder sehen und wird bei Nutzungsbeschränkungen benachrichtigt. Bei Subscriber (VIP) und Partnern bewirkt es unbeschränkte Buchbarkeit für zugeordnete Räder, d. h ohne Vielbucherregeln. Bei Ex-Partnern die Radzuordnung wieder entfernen! Bei angehakter Sperr-Option direkt darunter kann der Subscriber die zugeordneten Räder nicht mehr buchen (Hausverbot)!
was bewirkt der Buchungshorizont?
s. Vielbucherregeln: Wert 30 = alle Räder uneingeschränkt und 30 Tage im Voraus buchbar (z. B. für VIP-Subscriber); Wert 0 = Totalsperre! 0 < BH < 14: dauerhaft eingeschränkt auf BH (Tage Vorlauf)
wozu ist das Notiz-Feld gedacht?
Jede Änderung eines Userprofils bitte immer mit Datum und Autorenkürzel im User-Notizfeld dokumentieren!
was bedeutet Doppel-User?
dort werden manuell Usernamen gleicher oder ähnlicher Accounts eingetragen -> als nützliche Zusatzinfo und schnellerer Abgleich in der Seite Buchungen/User.
kann ein User seinen Account löschen?
ja, das ist nötig wg. DSGVO, und dafür gibt es einen Lösch-Knopf im eigenen Userprofil. Das Löschen wird abgelehnt, wenn der User in letzten 90 Tagen (s. Einstellungen) noch Buchungen hat (inkl. Stornos). Nach Account-Löschung werden alle abgelaufenen Buchungen für die Statistik anonymisiert und alle weiteren gelöscht.
wie kann ich einen User mit der Suchfunktion in der Dashboard Benutzertabelle finden?
WP-defaultmäßig wird nur in User-Feldern wie Accountname und Mailadresse gesucht, aber NICHT in Vor-/Nachname, Telefon u. Anschrift, denn das sind alles CB-Zusatzfelder, die als Metadaten extra gespeichert sind. Erst seit Feb. 21 kann auch dort gesucht werden: mit einem & vor einem alfanumerischen Suchstring in Vor- und Nachname bzw. mit einem $ in Anschrift und mit rein numerischer Eingabe in Telefon. Achtung: unverifizierte Telefonnummern können unnormalisiert = inkl. Sonderzeichen eingetragen sein, deshalb besser nur ohne Vorwahl bzw. nach den hinteren 4-6 Ziffern suchen!
Seit 22. Jan. 22 kann man mit einem # auch nach Nutzertyp (Radpate #r, Ambulanz #z, Mobiler Service #m etc.) filtern.
was passiert mit dem bisherigen Partner-Account nach Umzug bzw. nach Ende einer Radpatenschaft?
Bei Ex-Standorten und Ex-Paten sollte zeitnah sowohl die Radzuordnung entfernt und als auch ihre Benutzerrolle auf Abonnent/Subscriber zurückgesetzt werden, damit sie auch keinen Zugang mehr zum PARTNER-Menü inkl. Nutzer-Kontaktdaten haben. Außerdem bitte den Nutzertyp auf E (ehem.) ändern, und bei Ex-Paten auch Paten-Group (Wiki Zugang) entfernen, bei Ex-Sanitätern Ambulanz-Group!
4. Nutzungsbeschränkungen
was ist der Unterschied zw. Einschränkung und Totalausfall?
bei ersterem kann trotzdem weitergebucht werden, da kein schwerwiegender Grund. Bei letzterem werden Tage durch eine Blocker-Buchung gesperrt. Bei beiden werden immer alle betroffenen BucherInnen und Radverantwortliche (Standort, PatIn, Anbieter, GK) angemailt, und der Grund erscheint in der Mail und als Hinweis auf der Artikelseite.
wie kann man eine Nutzungsbeschränkung verlängern/verkürzen oder löschen?
unten ein Rad für Liste auswählen, bei Eintrag rechts auf Stift-Symbol bzw. Papierkorb (wird archiviert); besser verkürzen als löschen! Auch bei diesen Aktionen werden automatisch alle Betroffenen und Zuständigen angemailt.
5. Buchungen
was bedeutet der Buchungsstatus?
– pending (CB0) bzw. unconfirmed (CB2): Terminwahl über Rad-Buchungskalender erfolgt, aber Buchung auf Folgeseite noch nicht bestätigt. Werden automat. gelöscht durch nächtlichen CB-Cronjob (CB0) oder nach ca. 10 Minuten (CB2).
– confirmed: bestätigt nach Terminwahl oder erzeugt mit Adminbuchung (CB0) bzw. Buchung anlegen – Submit (CB2)
– canceled: storniert (nur im Frontend über Meine Buchungen)
– blocked: blockiert durch gleichzeitigen Totalausfall (setzt nächtlicher fLotte-Cronjob für vergangene Buchungen); inkl. späte Stornos. Wird in Statistik und Vielbucherprüfung ignoriert.
was sind späte Stornos?
jede nicht abgelaufene Buchung (Enddatum >= heute) kann man stornieren. Wenn Stornotag >= Starttag der Buchung (spätes Storno), wird diese Buchung bis zum Stornotag bei der Vielbucherprüfung mitgezählt (außer wenn Nutzung-ohne-Limit-Option), in der Statistik nur wenn mit Vertrag ( -> Status confirmed).
was sind Adminbuchungen und wozu braucht man sowas?
Buchen im Dashboard – Buchungen statt im Artikel-Buchungskalender; nötig für Buchungen > 30 Tage im voraus und/oder > 3 Tage im Stück; auch hilfreich für langfristige Wochentagsreservierung (Partner-Eigennutzung). Wichtig: Buchungskommentar ausfüllen (Author: Grund)! Der erscheint auch in der Partner-Buchungsübersicht.
wie geht buchen während Totalausfalls wg. Standortschließung?
CB0: mit Aktivieren der entspr. Ignorieren-Zusatzoption in der Adminbuchung; CB2: Buchung anlegen
wie kann man Buchungen verlängern/verkürzen oder löschen/stornieren?
CB0: verlängern geht nur mit 2. Buchung; die Daten können mit dem Copy-Button rechts in der Buchungstabelle ins Buchungsformular oben übernommen werden (der Abholtag wird dabei schon um 1 Tag verschoben). Verkürzen geht mit dem Stift-Button, ebenso ändern des Buchungskommentars.
CB2: alle Daten änderbar über Buchung bearbeiten.
Löschen können nur Admins. Stornieren geht nur einzeln per Switch User. Aber bitte NIEMALS Switch in den fLotten Blocker, sondern dessen Buchungen NUR über Einschränkungen – Totalausfall ändern oder löschen!
6. Gebiets- u. Projektkoordination
Was ist der Unterschied zw. GK und PK?
GKs betreuen jeweils eine Berliner Region, können aber als Teammitglied alle Räder u. Standorte bearbeiten.
PKs betreuen nur eine Teil-Flotte wie fLotte BB o. fLotte SoziaL und können nur Räder u. Standorte ihres Projekts bearbeiten. Das wird gesteuert über Autorenschaft (CB0) und eine erweiterte CB-Manager-Rolle plus Zuordnung im Rad u. Standort (CB2).
Wie werden Räder einem GK-Gebiet o. Projekt zugeordnet?
über Artikelkategorien im Dashboard. Dort ist die Anzahl in der letzten Spalte verlinkt auf die zugehörige Artikelliste inkl. Entwurfsräder, zählt aber die Entwurfsräder nicht mit!
Woher kommen die GK/PK-Kontaktdaten?
Die GK/PK-Kontaktdaten in der PARTNER-Seite Ansprechpartner werden bisher NICHT aus GK/PK-Userprofilen, sondern aus der Artikelkategoriebeschreibung geholt! Auch GK/PK-Benachrichtigungen bei Nutzungsbeschränkungen und Umfrage-Anregungen gehen an die dort eingetragene Mailadresse.
Neue Fragen, die noch beantwortet werden sollen:
- wieso/weshalb/warum?